Excel活用法!2 – 株式会社東恩納組

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2024年2月6日リタシン不動産

Excel活用法!2

みなさまこんにちは!
リタシン不動産の田崎です。

最近は、暑くなったり、寒くなったりと
気温の変化が激しい日が続きますね

世間では、インフルエンザが流行っているみたいなので
みなさまもお気を付けください!

 

さて、今回のブログは、前回に引き続き
Excelの便利な機能の紹介をしていきますね♪

 

データの入力規則

Excelでデータを入力する際、
決まった文言しか入れない部分があると思います。
(例えば担当者や部署等)
手打ちをしても面倒くさいことではないかもしれませんが
漢字の変換間違い等が発生しても気付けません。
そこで便利なのが、データの入力規則です!

選択したセルに入力規則を設け、
誤入力をさせないように設定できます。
英数字のみや全角カタカナのみ等の設定もありますが、
今回は、私が良く使用する、リストの作成方法を
お伝えしようと思います。

事前に入力する内容が決まっている場合、
リストを作成し、その中から選択入力してしまえば、
入力ミス・変換ミスが防げ、データを集計するのも
簡単になります。

 

リストの作り方は簡単!

不動産で作成するリストを例として紹介します。
物件種別のマンション・一戸建て・土地をリスト作成します。

入力する欄を選択し、データタブの「データの入力規則」を
選択します。

すると、上図のようなポップアップが出るので
「入力値の種類」から“リスト”を選択し、
「元の値」に選択肢を入力していきます。
選択肢の区切りは、半角カンマ「,」を入力します。
これが直接入力し、リストを作成する方法です。

 

次に、所在地を入力する場合です。

入力する場所とは別に、入力するリストを作っておき
「元の値」にリストを作成した部分を選択するだけです。
選択範囲内で、セルを増やしたり、内容変更をすれば
修正内容がリストに反映されます。

毎回、データ入力規則を開いて修正する必要はありません。
しかし、リスト作成場所を注意しないと、行削除などで
リストの一部を消してしまうことになり兼ねません。

 

他にも、関数の「INDIRECT」を使用して、
前の選択肢次第で、次に出てくる選択肢を変更することが
できます。

「市町村」で“那覇市”を選択した場合、
那覇市内の地区名がリストに表示されます。

表示させるリストを作成し、そのリストに名前を付けます。

上図のようにリストに名前をつけると、

このように、市町村の選択肢に付随したリストを
表示させることができます。

データ入力で細分化している情報を入力するのに
とても便利です!

 

大まかなリスト作成方法をお伝えしてきました!
リストから選ぶだけでなく、直接入力も可能ですが
リスト以外の文字列を入力しようとすると、
入力できないのでご注意ください。

 

本日は以上とします。

 

 

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