スタッフブログ

こんにちは。

不動産事業部の上原です。

会社の全体会議で「報・連・相」に関する講義がありましたので興味深く聞いていました。

組織内での円滑なコミュニケーションについて私自身勉強しているタイムリーな話題だったので、アウトプットのつもりで急遽ブログの内容を変更して作成しました！

さて、コミュニケーションと言っても色々な事例があると思いますが、今回は「仕事の受け方」についてです。

みなさんは上司から依頼された仕事をどのように受けていますか？

「どのように」と言われても指示されたことをやっているだけ、と思いますよね。

ですが、上司と部下で円滑なコミュニケーションを図ることで、部下が自分で考えて主体的に仕事ができる方法があります。

今回はコミュニケーションロスによる「モヤモヤして仕事をする」例と「円滑な仕事の受け方を意識した」２つを比較して考えてみました。

イメージし易いようにケーススタディで説明したいと思います。

以前私がブログであげた「パートナー契約（業務提携）について」上司と部下のやり取りを例にお伝えします。

※例です、実際に起きたことではありません。

※ちなみに、本事業は好評をいただいており数社様よりパートナー契約の締結をいただいており、ご興味ある方はぜひお問い合わせ下さい！

本事業を開始するにあたり、上司はお客様へDMで告知をすることを思いつき、部下に指示をしました。

上司：「沖縄県内にある税理士事務所一覧のリストが欲しい」

部下：「わかりました」

～～～～～

部下：「税理士協会からリスト見つけました」

上司：「PDFではなくてExcelで作って」

部下：「わかりました」

～～～～～

上司：「リストまだ？来週には使いたいんだけど」

部下：「すいません、別の作業も並行してやってて。。。急ぎます」

～～～～～

部下：「リストできました」

上司：「郵便番号も入れて会社と代表者名は別々のセルに入れて」

部下：「わかりました。。。」

～～～～～

部下：「修正しました」

上司：「封筒に宛名印刷するからそれができるようにしておいて」

部下：「わかりました。。。（1回でまとめて指示言ってほしいな。。。）」

読んでてわかると思いますが、モヤモヤしますよね。

上司の曖昧な指示に言われたことをモヤモヤと作業をする部下。

手戻りが多くようやく最後になって部下は仕事の目的がわかりました。

「上司の指示が曖昧すぎる」と思うかもしれませんが実際にはよくある話です。

そんな上司に対して部下がスムーズに仕事を受ける方法を考えてみたいと思います。

ポイントは仮説を持って聞くということです。

今回のケースに当てはめて考えてみます。

上司：「沖縄県内にある税理士事務所一覧のリストが欲しい」

部下：「（目的は？規模数を把握したいのかな）このリストは税理士事務所の数を把握するものですか？」

上司：「いや、DMを送りたい」

部下：「（DM、、、Wordで作ってある案内資料を入れるのか？ということは宛名印刷用のリストか？）Excelで作成して宛名封筒印刷用ってことですよね？」

上司：「うん」

部下：「それでは郵便番号と社名、代表者名のセルは別にして、封筒の在庫も確認しておきます」

部下：「（別の作業もやってるんだよな、、、優先順位作るために期限も聞いておこう）期限は今週金曜日までに作ればいいですか？」

上司：「いや、今月いっぱいは確定申告で税理士事務所は忙しくてどのみち発送できないから、来週金曜日まででいいよ」

部下：「そうでしたね、お客様に送るDMなので誤字脱字が無いか入念にチェックしておきますね」

部下：「それと、Wordで作った案内資料の宛名にExcelから社名、代表者名が引っ張ってこれるようにしておきます」

上司：「そうだね、助かるありがとう、よろしく」

いかがでしょうか。

指示をうのみにせず納得するまで聞くことによって、目的と背景がわかり受け身の作業から主体的な仕事に変えることができ、プラスαの提案をすることもできました。

毎回ここまで確認するのは面倒と思うかもしれませんが、ほんの少し確認することで結果的に手戻りが減りモヤモヤと作業することがなくなります。

今回のやり取りで部下が事前に確認してくれることで上司も助かると思います。

まとめです。

仕事を受ける際は、

仮説を持って以下のポイントを確認し理解を深め考えるクセをつける

　　・目的と背景

　　・作業内容

　　・期限

私自身、単純作業でも目的や背景がわかれば仕事がしやすくなり面白くなったことがありました。

ビジネスではYESマンよりもグイグイ確認するビジネスパーソンの方が重宝されることがありますので、スキルのレベルアップを意識して仕事の受け方を考えてみてはいかがでしょうか？？

急遽作成した内容なので言葉足らずな部分もあると思いますが、よろしければご参考下さい！

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